Faire une déclaration de documents

Dans cet article :

• Accéder à l’Historique des téléchargements

• Étape 1 : Choisir les documents à déclarer

• Étape 2 : Informations générales

• Étape 3 : Informations sur les vidéos (uniquement si utilisation de vidéos)

• Étape 4 : Timecodes vidéos (uniquement si utilisation de vidéos)

• Étape 5 : Récapitulatif

• Suivi et gestion des déclarations

  
  

  Accéder à l’Historique des téléchargements 

   

  Rendez-vous dans l’onglet Historique des téléchargements , accessible depuis votre menu personnel ou votre rubrique Mes sélections, pour consulter vos documents téléchargés au cours des deux dernières années. Plus d’infos sur cette page ici  

  La colonne Déclaration indique l’état : 

  • Non déclaré 

  • Déclaré

  • En cours 

  • Non déclarable (ex. mockups, ou documents facturés au téléchargement et non au déclaratif) 

  Pour initier une déclaration, cliquez sur Déclarer les documents téléchargés. 

  

  Étape 1 : Choisir les documents à déclarer 

  

  Seuls les documents déclarables apparaissent à cette étape. Les documents déjà déclarés ou non déclarables (mockups, documents au téléchargement, etc.) ne sont pas proposés. 

  • Parmi tous les documents déclarables, cochez ceux que vous souhaitez déclarer. 

  • Filtrez par type de contenus, date, utilisateur, ou recherchez par nom, ID, date de téléchargement, collection ou sélection dans laquelle le document figure.  

  • Vous pouvez choisir d’afficher tous les documents déclarables ou uniquement ceux que vous avez déjà cochés (le filtre Tous les documents devient au clic Uniquement les documents sélectionnées). Un compteur en bas de page vous indique le nombre de documents sélectionnés. 

  Règle importante : Un document ne peut être déclaré qu’une seule fois. S’il est utilisé dans plusieurs projets, il devra être retéléchargé pour chaque déclaration. 

  Vos choix sont sauvegardés automatiquement : vous pouvez quitter et reprendre votre déclaration à tout moment 

  Une fois que vous avez sélectionné tous les documents souhaités, cliquez sur Suivant pour passer à la prochaine étape. 

  Étape 2 : Informations générales 

  

  Dans cette étape, vous devez fournir les informations utiles pour identifier votre déclaration : 

  • Renseignez le nom du projet, le contexte d’utilisation des documents et, si nécessaire, le nom de l’entreprise à facturer. Ces informations permettent de bien identifier votre déclaration et d’assurer une gestion précise. 

  Étape 3 : Informations sur les vidéos (pour les déclarations incluant des vidéos uniquement) 

  

  Si vous déclarez des vidéos, cette étape permet de renseigner des informations complémentaires. Tous les champs obligatoires doivent être remplis pour que la déclaration soit valide. Ces données peuvent aider nos équipes à déterminer le prix et à gérer correctement la déclaration. 

  Étape 4 : Timecodes vidéos (pour les déclarations incluant des vidéos uniquement) 

  

   Pour chaque vidéo utilisée :  

  •  Indiquez les extraits concernés en renseignant un timecode de début et un timecode de fin (format mm:ss). Il est possible d’ajouter plusieurs extraits d’une même vidéo en cliquant sur “Ajouter les TimeCodes +”. Une coche verte apparaît lorsque le timecode est valide, une coche rouge indique qu’il y a une erreur. 

  • ou cochez “Sélectionner toute la vidéo” si vous souhaitez utiliser la vidéo dans son intégralité.  

  La durée déclarée de chaque extrait est affichée à droite pour vérification. Assurez-vous que tous les timecodes soient correctement renseignés avant de passer à l’étape suivante. 

  Étape 5 : Récapitulatif 

  

  Avant de valider votre déclaration, cette page vous permet de vérifier l’ensemble des informations saisies. Vous pouvez consulter les informations générales, les documents sélectionnés ainsi que, si applicable, les timecodes des vidéos. Cette étape vous permet de vous assurer que tout est correct et conforme avant l’envoi de la déclaration. 

  Cliquez sur "Modifier mes choix" pour ajouter ou retirer des documents de votre déclaratif en retournant directement à l'étape "Choix des documents à déclarer".

  Une fois la vérification terminée, vous pouvez valider votre déclaration : elle sera alors automatiquement transmise à votre commercial AFP pour facturation ✅. 

  Suivi et gestion des déclarations 

  Accédez à Administration → Déclaration de documents pour :  

  • Consulter l’historique 

  • Reprendre ou supprimer une déclaration en cours

  

  Il n’est pas possible de démarrer une nouvelle déclaration sans avoir abandonné ou finalisé celle en cours. Tous les administrateurs du compte voient le bouton “Déclarer les documents téléchargés” et peuvent accéder à une déclaration initiée par un autre administrateur. → Cela signifie qu’une déclaration ouverte est commune à tous les administrateurs et qu’il est impossible d’avoir plusieurs déclarations ouvertes en simultané.